O que você deve levar em consideração na hora de escolher um arquivo para o seu escritório

O que você deve levar em consideração na hora de escolher um arquivo para o seu escritório

Escolher um bom arquivo para o seu escritório é tarefa indispensável para preservar a organização e praticidade do trabalho diário. Todavia, com as rotinas administrativas cada vez mais digitais, pode-se pensar que esse item caiu em desuso, já que uma grande quantidade de documentos pode ser mantida na nuvem, por exemplo.

Entretanto, ainda que os métodos tradicionais estejam sendo substituídos, nem tudo pode ser apenas digitalizado, e ainda existe a necessidade de manter determinados documentos impressos sempre à mão.

Para cuidar desses itens essenciais, segurança e praticidade devem estar aliadas no momento de optar por um arquivo. Assim, toda a documentação substancial da sua organização poderá ser acessada de forma rápida e organizada.

Entenda, nos próximos tópicos, quais características devem ser consideradas para escolher um arquivo para o seu escritório.

Saiba também quais são as diferenças básicas entre os principais modelos e como determinar aquele que irá atender às suas necessidades de forma mais eficiente. Acompanhe!

Como escolher o melhor arquivo para o seu escritório?

Analise a quantidade de documentos que precisam ser arquivados

Escritórios apresentam diferentes níveis de tecnologia e, portanto, necessidades diferentes quando se trata de espaço para armazenar documentos impressos. Enquanto alguns espaços levam a sério o conceito de imprimir o mínimo possível, outros ainda precisam manter uma parte significativa da burocracia impressa.

Por essa razão, a primeira coisa a ser considerada na hora de escolher um arquivo é sempre o volume de documentos que este item deve ser capaz de suportar. E para essa decisão, é preciso analisar não apenas a quantidade, mas também o formato e tipo de categorização que são mais práticos.

Dessa maneira, determinar esses critérios ajuda a deixar claro também quais são os melhores objetos de suporte complementar, como os fichários, pastas e armários.

Pense no formato de documento que será armazenado

Outra importante característica para não errar na hora de escolher um arquivo para o seu escritório é ser realista quanto ao formato e tipo de documento que será armazenado.

Pensando sempre na praticidade e na segurança das suas informações, avalie qual modelo é mais eficiente para que tudo possa ser acessado de maneira rápida e organizada durante o seu dia a dia e o da sua equipe.

O material está encadernado? Separado por pastas? Ou será que o maior volume de documentos é representado por conjuntos de folhas soltas? Tudo isso são detalhes que vão contribuir para fazer a escolha correta.

Avalie o nível de confidencialidade dos documentos

Outra dica relevante para escolher o seu arquivo é pensar no nível de confidencialidade e importância dos documentos que precisam ser armazenados.

A era digital contribuiu para diminuir o volume de papel impresso. Isso significa que documentos corriqueiros e de uso breve não apresentam a necessidade de serem impressos, visto que podem ser compartilhados rapidamente com as pessoas que precisam deles. Dessa maneira, os documentos que precisam ser mantidos fisicamente no escritório ganham algum destaque, pois são considerados mais importantes.

Assim, é preciso avaliar o nível de exposição que um arquivo tem e se é adequado para guardar a documentação em questão.

É indispensável, então, analisar os modelos de móveis e arquivos disponíveis e explorar os modelos, se perguntando qual tipo é o mais seguro para a sua papelada.

É razoável que eles fiquem mais expostos ou será que é mais aceitável um modelo que esconda o maior número de detalhes possível?

As estantes, por exemplo, podem ser as melhores opções para guardar o maior volume de papéis que precisa ser acessado rapidamente e que não seja tão importante.

Enquanto as opções com portas e chaves pode suprir a necessidade de manter sigilo sobre dados, documentos pessoais, contratos e outros papéis que não devem ser deixados expostos.

Escolha um arquivo com mais espaço do que o necessário

Uma vez que as necessidades gerais tenham sido identificadas, é recomendado que se adquira um tipo de arquivo que ofereça espaço mais amplo do que o requerido para a quantidade de documentos calculada. Assim, o limite máximo irá demorar a ser atingido e haverá armazenamento extra para outras conveniências.

Considere o local de instalação e o nível de compartilhamento

Outro importante ponto para ser pensado é o local em que o arquivo deve instalado. Dependendo da forma de organização do seu escritório, do tamanho estrutural e da quantidade de pessoas em sua equipe, será necessária a compra de mais de um ou, talvez, apenas um pequeno armário que ficará apenas em sua sala de trabalho.

Fatores como estes também interferem na definição de qual modelo é o mais adequado. Se o arquivo ficar apenas em sua sala, por exemplo, e, em uma situação ideal, o acesso é restringido a poucas pessoas, uma opção menor e com algum tipo de sistema de segurança pode ser a alternativa mais atrativa.

Observe a frequência de uso

Diferentes locais e documentos podem pedir diferentes tipos de arquivos em um ambiente de escritório. Portanto, é indispensável observar a frequência de uso da documentação armazenada antes de definir a sua escolha.

Se os itens precisam ser acessados e manipulados diariamente, por exemplo, talvez seja interessante optar por um arquivo mais aberto e dinâmico. Dessa maneira, além da praticidade de encontrar o que você precisa com facilidade, também haverá uma contribuição significativa para o seu conforto e produtividade.

Além disso, a frequência de uso também pode ditar outra característica: a necessidade de manter o arquivo por perto.

Alguns tipos podem ser instalados bem próximos às mesas de trabalho e gaveteiros, dispensando, assim, a necessidade de você se levantar ou fazer muito esforço para alcançá-los.

Outro ponto interessante é que alguns desses suportes podem ter rodas acopladas que facilitam o alcance e aproximação durante as atividades diárias.

Em momentos de reuniões, conversas importantes e negociações com clientes e parceiros, por exemplo, essa rapidez pode significar bastante.

Agora que você já sabe quais características deve levar em consideração na hora de escolher um arquivo para o seu escritório, que tal explorar as opções do nosso catálogo? Confira, agora, as soluções da Paluca para o seu ambiente de trabalho.